什么是项目计划?

项目计划是定义项目执行和控制阶段的一系列正式文档。该计划包括对风险管理、资源管理和沟通的考虑,同时还涉及范围、成本和进度基线。项目规划软件由项目经理使用,以确保他们的计划是彻底和稳健的。

项目计划,也称为项目管理计划,回答项目的谁、什么、在哪里、为什么、如何和何时,这不仅仅是一个问题甘特图包括任务和截止日期。项目计划的目的是指导项目的执行和控制阶段。

如上所述,项目计划包括以下文件:

  • 项目章程:提供项目的总体概览。它描述了项目的原因、目标、目标、约束、涉众以及其他方面。
  • 声明的工作:定义项目的范围、进度、可交付成果、里程碑和任务。
  • 工作分解结构:将项目范围分解为项目阶段、子项目、可交付成果以及最终可交付成果的工作包。
  • 项目计划:项目计划文件分为以下几部分:范围管理、质量管理、风险评估、资源管理、涉众管理、进度管理和变更管理计划。

本指南旨在为您提供创建项目计划并获得客户和涉众批准所需的所有信息和资源。欧宝彩票app让我们从撰写项目计划的基础开始。

如何创建项目计划

项目计划对于任何项目的成功都是至关重要的。如果没有一个,您的项目可能容易受到常见的项目管理问题的影响,如错过截止日期、范围蔓延和成本超支。虽然编写项目计划是一种劳动密集型的工作,但是这种工作将在整个项目生命周期中得到回报。

任何项目计划的基本大纲可概括为以下五个步骤:

  1. 定义项目的涉众、范围、质量基线、可交付成果、里程碑、成功标准和需求。创建项目章程、工作分解结构(WBS)和工作说明(SOW)。
  2. 识别风险并将可交付成果分配给您的团队成员,他们将执行所需的任务并监控与之相关的风险。
  3. 组织你的项目组(客户、涉众、团队、临时成员等等),并定义他们的角色和职责。
  4. 列出必要的项目资源欧宝彩票app,例如人员、设备、工资和材料,然后估算其成本。
  5. 制定变更管理程序和表格。
  6. 创建一个沟通计划、进度、预算和其他项目指导性文件。

上面所述的编写项目计划的每一个步骤都对应于5个项目阶段,我们将在下一节中概述。

项目生命周期的5个阶段是什么?

任何项目无论大小,都有可能变得非常复杂。通过按阶段来查看项目,可以更容易地分解项目计划的所有必要内容。的项目管理协会,在项目管理知识手册(PMBOK)中,确定了项目的以下5个阶段:

  1. 发起:一个项目的开始,在这个过程中,目标和目的是通过一个商业案例来定义的,而项目的实用性是由可行性研究。
  2. 规划:在项目规划阶段,项目范围由工作分解结构(WBS)定义,并确定管理项目的项目方法。估算成本、质量和资源,确定具有里程碑和任务相关性的项目进度。这个阶段的主要成果是你的项目计划。欧宝彩票app
  3. 执行:项目交付物在此阶段完成。通常,该阶段从启动会议开始,然后是定期的团队会议和状态报告在这个项目进行的时候。
  4. 监测和控制:该阶段与项目执行阶段同步执行。进展和测量性能指标保持项目进度与项目计划一致。
  5. 关闭:当干系人收到最终可交付成果时,项目完成。资源被释放,合同被签署,理想情况下,将对成功和失败进行评估。欧宝彩票app

项目规划阶段

现在我们已经学习了如何制定项目计划,并确定了项目管理生命周期的各个阶段,我们需要强调项目计划阶段的重要性。

项目规划过程对于任何类型的项目都是至关重要的,因为在这里您可以创建所有指导您如何执行项目、如何控制风险和可能发生的任何问题的文档。这些文件是项目管理计划的一部分,无一例外地涵盖了项目的所有细节。

项目计划模板可以帮助您组织任务并开始项目规划过程,但我们在ProjectManager这里推荐使用项目规划软件。与Excel项目计划模板相比,特性集更加健壮,与每个项目阶段都集成在一起,并且是确保实际进度与计划进度保持一致的好方法。

什么是项目计划软件?

一旦你写了项目计划,就到了执行的时候了。观看下面的视频,了解项目规划软件如何帮助组织项目的任务、资源和成本。欧宝彩票app

项目规划软件近年来已经成为项目经理非常宝贵的工具,因为它为他们提供了维护和自动化我们上面概述的组件的能力。项目计划软件是促进项目管理过程(如进度开发、团队管理、成本估算、资源分配和风险监控)的伟大工具。

除此之外,计划软件还允许管理人员在项目执行阶段监视和跟踪他们的计划。这些特性包括od体育官网入口指示板(用于项目进展和性能的高级视图),以及可用于与涉众沟通的深入报告。

项目规划软件有各种不同的大小和形状。有些侧重于单个方面,有些则提供了一套可在每个项目规划步骤中使用的规划功能。什么适合您的项目取决于您的特定需求,但一般来说,项目规划软件比项目规划模板功能强大得多。od体育官网入口

在线项目规划软件的好处

在线项目计划软件非常灵活,适合您的团队工作风格。它的功能旨在帮助您完成整个项目规划过程。od体育官网入口

在计划软件兴起之前,项目经理通常需要处理杂乱的文档集合、excel电子表格等等。然而,精明的经理会利用他们可用的项目管理工具来自动化他们能做的,并简化他们不能做的。

项目规划软件的一些节省时间的好处包括以下几点。

  • 组织、安排和分配任务
  • 计划和安排里程碑和任务相关性
  • 监控进度、成本和资源欧宝彩票app
  • 与团队协作
  • 与团队和涉众分享项目计划
  • 生成有关计划的报告

必须有项目规划软件功能od体育官网入口

用于高级规划的甘特图

甘特图是项目规划过程中最重要的工具。组织任务,添加它们的持续时间,它们自动填充项目时间表.设置里程碑,将较大的项目分解为可管理的阶段,并链接任务依赖关系,以避免项目后期的瓶颈。

ProjectManager.com的甘特图的放大截图

不要只写待办事项清单

在计划一个项目时,你需要的不仅仅是一张待办事项清单。找一个有任务列表功能的计划软件,它可以让你设置优先级、过滤和协作。如果你还能制定个人任务清单来管理自己的工作,那就更好了。

ProjectManager.com任务列表视图的放大截图

对工作流使用看板

工作流程确保了计划的正确执行,没有比看板板更好的功能了。自定义板以匹配您的工作流程,并在团队完成工作时拖放卡片。使用此功能查看需要完成的工作,并将重点放在生产率上。

ProjectManager.com看板视图的放大截图

能够跟踪进度

仪表板可以使您的项目计划保持在正轨上。试着找一个与你的规划工具同步的仪表板,这样一切都会自动更新。这也将使报道更容易。

ProjectManager.com仪表盘视图的放大截图

让团队透明化

为了让计划顺利进行,你必须知道你的团队在做什么。找到一种方法平衡你的团队的可用性和项目时间表。规划资源分配和假期od体育官网入口的工作量特性在这里可以提供很大的帮助。

ProjectManager.com的工作负载视图的放大截图

能够管理多个项目

你很少需要一次只专注于一个项目。给自己在同一工具中同时管理多个项目的灵活性。在一个时间轴上映射所有项目的路线图功能可能是一个救星。

ProjectManager.com的概述项目选项卡的放大截图

项目规划术语

在我们深入研究如何创建项目计划之前,熟悉一些您将会遇到的术语是有帮助的。以下是你将在本指南中遇到的一般术语列表。

  • 可交付成果:项目的结果,如产品、服务、报告等。
  • 利益相关者:与项目经理、项目发起人、团队成员、客户等有既得利益关系的任何人。
  • 任务:导致最终交付的小工作。
  • 里程碑:一个项目阶段的结束和下一个阶段的开始。
  • 欧宝彩票app资源:完成项目所需要的任何东西,如人员、供应品、材料、工具、人员等等。
  • 预算:与完成一个项目相关的总成本的估计。
  • 跟踪和监控:收集项目数据,并确保它反映了您计划的结果。

项目计划的步骤

项目规划过程对项目的成功至关重要,作为项目经理,您必须考虑组成项目管理计划的所有元素,如工作、时间、资源和风险。欧宝彩票app

现在,我们将带您通过主要项目规划步骤

  1. 概述业务案例
  2. 与主要利益相关者会面
  3. 定义项目范围
  4. 组建项目团队
  5. 确定项目预算欧宝体育合法吗
  6. 设定项目目标
  7. 概述项目可交付成果
  8. 创建一个项目进度
  9. 将任务分配给团队成员
  10. 做一个风险分析
  11. 创建项目计划
  12. 报告你的进步

通过遵循这些项目计划步骤,你将阐明你需要实现什么,找出实现这些目标所需的过程,并为你将如何推进这个项目计划大纲制定一个行动计划。

1.概述业务案例

如果你有一个项目,那是有原因的——那就是你的业务案例. 该商业案例概述了项目启动的原因、效益和投资回报。如果有一个问题正在解决,那么这个问题在这里概述。业务案例将提交给在您的组织中做出决策的人员,解释必须做什么,如何做,以及评估项目实用性的可行性研究。如果获得批准,您将有一个项目。

2.与主要持份者会面

每个项目都有利益相关者,即在该项目中拥有既得利益的人。从从中获利的人,到对其成功负责的项目团队成员。因此,任何项目经理都必须在项目规划过程中确定这些关键利益相关者是谁,从客户到监管机构。与他们会面对于更好地了解项目管理计划应包括哪些内容以及最终可交付成果的预期内容至关重要。

3.定义项目范围

它指的是完成项目目标和生成所需的可交付成果所需要的工作。项目范围应该由工作分解结构(WBS)定义和组织。因此,项目范围包括你必须在项目中做什么(可交付成果、子可交付成果、工作包、活动、任务),但也包括什么是不重要的。后者对于项目计划很重要,因为知道什么不是高优先级有助于避免范围蠕变;也就是说,将有价值的资源用于对项目成功无关紧要的欧宝彩票app事情上。

4.组建项目团队

你需要一个有能力的项目团队来帮助你创建项目计划并成功执行。明智的做法是召集一群经验丰富的专业人士来组建一个多学科的团队,从不同的角度来看待项目管理计划。

5.确定项目预算欧宝体育合法吗

一旦定义了项目范围,就会有一个必须完成的任务列表,以成功交付项目。要做到这一点,你需要资源,如设备、材料、人力欧宝彩票app资本,当然还有钱。你的项目预欧宝体育合法吗算会支付所有这些费用。创建项目预算的第一步是估算与每个任务相关的成本。欧宝体育合法吗一旦你有了这些估算成本,你就可以建立一个成本基线,这是项目预算的基础。欧宝体育合法吗

6.设定项目目标

当计划一个项目时,目标和目标是不同的。目标是你想要达到的结果,而且通常是广泛的。目标,则更具体;为达到目标而必须采取的可衡量的行动。在创建项目计划时,目标和目的自然地从业务用例中产生,但在这个阶段,您将深入到更详细的内容中。从某种意义上说,您是在微调业务用例中设定的目标,并创建明确定义的任务。这些目标和目的是收集在一个项目章程,您将在整个项目生命周期中使用它。

7.概述项目可交付成果

一个项目可以有许多可交付成果。一个可交付成果可以是完成任务、流程、阶段、子项目或项目所需的良好服务或结果。例如,最终可交付成果是项目的原因,一旦产生了该可交付成果,项目就完成了。根据项目范围的定义,项目由子项目、阶段、工作包、活动和任务组成,每个组件都可以有一个可交付成果。首先要做的是确定最终的可交付成果是什么,以及如何知道质量满足您的利益相关者的期望。至于项目中的其他可交付成果,也必须确定它们,团队中必须有人对它们的成功完成负责。

8.创建项目时间表

项目进度是一切的依靠。从你的任务到你的预算,都是由时间定义的。日程安排是通过收集完成最终可交付成果所需的所有任务,并将它们设置在项目时间表上,该时间表在您的截止日期结束。这可能会导致前面的工作难以控制,这就是为什么时间表会分为多个阶段,由里程碑,标志着一个项目阶段的结束和下一个项目阶段的开始。

9将任务分配给团队成员

计划已经设定好了,但它仍然存在于抽象中,直到你在日程表上完成任务并开始分配给你的团队成员。他们的角色和责任必须明确定义,这样他们才知道该做什么。然后,当你从你的计划中分配任务给他们时,他们应该是清晰的,有方向和执行任务所需的任何相关文件。

10.做风险分析

每个项目都有一些风险水平. 有几种类型的风险,如范围风险、技术风险和进度风险等。即使您的项目计划是全面的,内部和外部因素也会影响项目的时间、成本和范围(三重约束)。因此,你需要将你的计划视为灵活的。有很多方法可以为风险做好准备,比如制定变更管理计划,但目前最重要的是跟踪你的进展在整个执行阶段,通过使用项目状态报告和/或项目计划软件来监控风险。

11创建项目计划

如上所述,项目管理计划是由几个元素组成的文档。在我们详细解释每一个问题之前,有一点很重要,那就是你应该把它们都包括进来,这样才能有一个可靠的项目计划。根据项目的不同,您需要的组件可能会有所不同,但一般来说,您需要以下主要文件来创建您的项目管理计划:

  • 项目章程
  • 项目进度表
  • 欧宝体育合法吗
  • 项目范围说明
  • 风险管理计划
  • 变更管理计划
  • 成本管理计划
  • 资源管理计划
  • 利益相关者管理计划

12报告你的进展

您的最终目标是为您的利益相关者确保一个成功的项目。他们已经投入了资金,如果不查看项目状态报告来跟踪进度,他们不会满足于玩弄大拇指。通过在项目规划阶段构建工作分解结构(WBS),您可以为他们分解项目,以便他们了解您的项目计划将如何执行。让利益相关者了解情况对于管理他们的期望并确保他们满意非常重要。在定期会议你现在在哪里进度报告是向他们展示一切都在按计划进行的好方法,也可以回答他们可能提出的任何问题或担忧。您的涉众管理计划将详细说明您将如何让涉众参与到项目中。

如何与项目经理一起创建项目计划

项目规划软件是一种帮助计划、组织和管理完成项目所需的进度和资源的工具。欧宝彩票appProjectManager.com是一个屡获殊荣的项目管理软件,从计划到完成欧宝足球官网组织项目。注册一个免费的30天试用期,然后跟进建立一个全面的项目计划,涵盖每一个细节。

1.列出计划中的任务

任务是任何项目的构建模块,任何计划的开始都是确定最终可交付成果的所有任务。

打开该工具,在甘特图或其他多个项目视图之一上添加任务。您可以导入任务列表从任何电子表格或使用我们的模板开始。

ProjectManager.com上的任务列表项目视图。

2.向任务添加持续时间和成本

每个任务都有一个估计的持续时间,即完成任务所需要的时间。它们也需要一定数量的资金,需要收集这些资金来制定你的计划。

在甘特图中添加每个任务的开始和结束日期,它们将填充项目时间线,以便您可以在一个位置查看整个项目的布局。还有一列是关于任务成本的。

来自ProjectManager.com的在线甘特图。

3.联系相关的任务

任务并不总是彼此分离的。通常一个人在另一个人开始或停止之前不能开始或停止。这被称为任务依赖性,需要在你的计划中加以注意。

通过将一个任务拖动到另一个任务来链接相关任务。虚线表示它们是链接的,因此您可以随时了解这一事实,并可以避免项目后期出现瓶颈。

用ProjectManager.com在甘特图上设置里程碑。

4.设定里程碑和基线

里程碑指示一个阶段的结束和另一个阶段的开始,这有助于跟踪和士气。基线设置了您的计划,以便您可以将其与实际进展进行比较。

甘特上有一个自动设置基线的过滤器,因此您可以使用它来跟踪计划的实际进度。基线也可以通过单击来锁定。

用ProjectManager.com在甘特图上设置里程碑。

5.船上团队和分配

将团队和工具结合在一起是项目计划实现的方式。这种过渡越容易、越无缝,您就越快开始项目工作。

从软件中邀请你的团队,它会生成一封带有链接的电子邮件。一旦他们点击了链接,他们就可以使用管理任务所需的工具了。

在ProjectManager.com上为项目分配团队。

6.监督进展并向利益相关者报告

跟踪你的进展,然后更新利益相关者是你保持跟踪和管理利益相关者期望的方式。

在我们的实时仪表板上看到进度,它计算数据并显示超过6个项目指标。报告可以被过滤和共享,以深入研究这些数字。

项目计划报告来自ProjectManager.com。

7.根据需要调整计划

没有任何计划在整个项目中保持不变。事情发生了,需要改变。因此,能够轻松地编辑计划是项目规划过程的关键。

通过简单的拖放在甘特上编辑您的计划。将旧日期移动到新日期,不仅该任务固定,而且任何受影响的任务也会自动更新。

ProjectManager.com上的路线图视图。

ProjectManager是一款屡获殊荣的软件,可帮助管理者制定计划并帮助团队组织起来。甘特图控制项目计划的各个方面,从计划到分配任务,甚至监控进度。多个项目视图为工作流提供了透明度,并为每个人提供了他们需要的最佳工具。

准备好制定你的计划了吗?今天就试用ProjectManager.com这个30天的免费试用。

项目经理负责制定项目计划,虽然你不能自己编造所有内容,但你将是敲打键盘将所有内容打印出来的人。使用模板可以节省时间。下载我们的免费项目计划模板用两倍的时间写下你的计划!

项目管理计划的目的是什么?

项目管理计划的目的是作为执行和控制阶段的指南。项目计划提供了执行阶段所需的所有信息,如项目的目标、目标、工作范围、里程碑、风险和资源。欧宝彩票app然后,这些信息可以帮助项目经理监控和控制项目的进度。

我们一开始就计划以节省以后的时间。一个好的项目计划意味着你不必担心项目参与者是否在正确的日期可用——因为你已经为他们做了计划。你不必担心如何支付这些发票——你已经计划好了你的财务流程。您不必担心是否每个人都同意一个高质量的结果是什么——您已经计划了您将使用什么样的质量度量。

一个好的项目计划设定了每个人都要遵循的过程,因此它避免了以后的许多麻烦。例如,如果您指定评估将由主题专家根据他们的判断进行计算,并且这得到了批准,那么以后就没有人会抱怨他们希望您使用不同的评估技术。他们从一开始就知道了。

计划可以简化工作。

项目计划也确实有助于监控进度。你可以回到他们那里,检查你说你要做什么以及如何做,并将其与你实际做的事情进行比较。这给了你一个很好的现实检查,并使你能够改变方向,如果你需要的话,使项目回到正轨。

仪表板之类的工具可以帮助您确保项目按照计划进行。ProjectManager.com有一个实时仪表板,每当任务更新时,它就会自动更新。

ProjectManager.com项目仪表板

项目计划的要素

已经讨论过的项目计划过程只是触及了控制项目的实践的表层。他们以对话开始——与利益相关者、团队等进行对话。

规划阶段的可交付物是一个称为项目计划的文档。项目管理知识体系指南(PMBOK指南)-第五版说,项目计划是由许多附属计划组成。这些包括:

  • 定义完成项目所需的所有任务和可交付成果的项目范围说明
  • 用于处理项目风险的风险管理计划,包括记录和跟踪风险的过程
  • 变更管理计划,用于管理将对项目计划进行的任何变更
  • 用于管理成本和项目预算的成本管理计划,包括你可能有的任何采购或供应商约定
  • 一种资源管理计划,根据可用性和技能来管理团队的物质资源,如设备和人力资源欧宝彩票app
  • 涉众管理计划,规定谁将收到关于项目的信息,何时以及以何种格式
  • 为项目指定质量目标的质量计划

有很多文档。

实际上,很少将它们作为单独的文档生成。你需要的是一份项目计划,其中包含了其中的重要元素。无论如何,创建一份详细说明你的业务如何运作的大文件是没有意义的。如果你已经有结构化风险管理流程,那么就不要浪费时间在你的项目计划中再次把它们写下来。

您的项目管理计划需要包含足够的信息,以确保您确切地知道需要遵循哪些过程和程序,以及谁需要参与。让项目涉众、项目发起人和团队批准您的项目计划,这样以后就不会有意外了。正如上面介绍的那样,项目规划图以及诸如甘特图、CPM、WBS或PERT等技术可以帮助您创建项目计划。

项目规划阶段需要多长时间?

这个问题很难回答。计划登月要比开发一款新的约会应用花费更多的时间。

估计项目计划阶段需要多长时间的最佳方法是查看以前发生过的类似项目,并查看它们需要多长时间来进行计划。如果可以的话,也可以和项目经理谈谈,因为他们会对这个时间长度是否足够有一个看法!

ProjectManager.com项目概述

如果您有一个项目管理工具,可以将您的旧项目日程安排归档,并让所有需要它的人都可以使用这些数据,那么很容易看到其他项目花费了多长时间。然后你可以搜索类似的项目,详细研究它们的时间表。

项目计划过程的技术

一个项目计划就是要弄清楚该做什么以及如何做,所以你需要让很多人参与其中。有几种很好的工具和技术可以从其他人那里获取信息,包括:

  • 研讨会
  • 一对一的会议或采访
  • 调查或客户焦点小组以收集和确认需求。

你还应该用ob 游戏 ,比如列表或看板。它们对于记录项目计划中应该包含的重要内容非常有用。看板软件可以通过写下关键的标题,然后根据需要移动它们,直到你的流程看起来是正确的,从而帮助你构建计划。

ProjectManager.com看板剪切

最后,您需要一个在线项目管理系统来存储您的项目管理计划。确保团队中的每个人都可以访问项目计划的最新版本。

如何管理你的项目计划

你的项目计划不是写在石头上的文件。你应该回顾它,并根据需要经常对它进行修改。其中的一部分,比如你的项目时间表,几乎每天都会改变。其他部分,如采购计划和成本管理流程,在项目的生命周期中不会发生任何改变。

重要的是要记住,如果你的项目管理计划不适合你,想想你可以做些什么来改变它。它是用来指导你的项目管理,而不是限制你做正确的事情。如果您需要回顾您是如何管理项目资源的,那么请返回并回顾它。欧宝彩票app做出您需要的更改,再次批准计划,并与团队共享。

项目规划信息图

当你没有所有的答案时,如何制定项目计划

是的,这种情况经常发生!在项目一开始就掌握所有信息是很少见的。大多数经理都希望你马上开始,但你可能没有机会了解所有细节。

没关系;我们有技术来帮助处理不确定性。

首先是项目假设。您可以使用这些来对您的计划进行说明,并记录您认为此时此刻是正确的事情。例如:

  • 我们假设资源是可用的。欧宝彩票app
  • 我们假定所需的资金是可用的。
  • 我们假设所要求的颜色将与公司品牌一致,不需要市场营销签名。

你懂的。然后,如果设计团队回来说,他们希望产品是一个全新的调色板,并且需要市场营销部门的批准,你就有理由说,你将不得不改变时间表上的时间表,使之成为可能。

您的计划基于一个假设(每个人都同意,因为您获得了文件的批准),而这个假设结果是不正确的。

项目规划的下一步

要记住的最重要的事情是,你不应该匆匆忙忙地制定项目计划。如果做得好,项目计划需要时间。正确地去做是值得的,因为如果你不这样做,我们保证你以后会遇到问题,因为人们不会理解他们应该做什么和为什么。

伟大的计划为你的成功奠定了基础。它让您有信心知道您已经准备好了所有的过程、工具和系统来交付完美的结果。

既然您已经学习了所有关于项目计划的知识,那么就该采取行动了。在ProjectManager.com注册一个免费的30天试用期,并从今天开始规划您的项目!

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